Tietosuojaseloste
Tiivistelmä
Tämä seloste kertoo, millaisia henkilökohtaisia tietoja me sinusta keräämme, kun käytät Helsingin yliopiston tietojenkäsittelytieteen osaston sähköpostijärjestelmää tai käytät tietojenkäsittelytieteen osaston verkon välityksellä sähköpostin käsittelyyn tarjottuja palveluita. Lisäksi kerromme, miten käytämme näitä tietoja.
Tietojenkästtelytieteen osastolla myös useita palveluita koskeva yleinen tietosuojaseloste ja lisäksi joillakin palveluilla on omat erilliset tietosuojaselosteensa, jotka löydät kyseisten paveluiden käyttöliittymistä.
Jos seuraat linkkiä tietojenkäsittelytieteen osaston sivuilta mihinkään muuhun verkkosivustoon, niin tarkista niiden tietosuojakäytännöt ennen kuin lähetät henkilökohtaisia tietoja kyseisille verkkosivustoille.
Mitä tietoa keräämme?
Jotta voisimme tarjota tiettyjä palveluita, joudumme pyytämään sinua antamaan joitakin henkilötietoja. Tällaisia tietoja ovat käyttäjätunnuksesi, käyttäjätunnukseen liittyvä henkilökohtainen salainen tieto (jota yleensä kutsutaan salasanaksi) sekä sähköpostiosoitteesi.
Tietojenkäsittelytieteen osasto tallentaa nämä tiedot tietojärjestelmäänsä. Käyttäjätunnukseen liittyvää henkilökohtaista salaista tietoa ei kuitenkaan tallenneta sellaisenaan vaan muodossa, jossa alkuperäisen salaisuuden selvittäminen tallennetusta muodosta on nykyaikaisilla tietokoneilla erittäin työlästä.
Sähköpostipalvelu kerää monia henkilöihin liittyviä tietoja. Näitä ovat seuraavat: oma sähköpostiosoitteesi, päivämäärät ja kellonajat, jolloin sähköpostijärjestelmä on sähköpostejasi käsitellyt, sinun lähettämiesi viestien vastaanottajien sähköpostiosoiteet, sinun vastaanottamiesi viestien lähettäjien sähköpostiosoiteet ja luonollisesti itse viestien sisällöt.
Tietojenkäsittelytieteen osasto ylläpitää pitää myös lukuisia sähköpostilistoja. Tieto sähköpostilistoille kuulumisesta on henkilöön liittyvä tieto.
Keräämme tietoja myös käyttämästäsi tietokoneesta, sen käyttämästä IP-osoitteesta, käyttöjärjestelmästäsi, kielivalinnastasi ja selaimestasi.
Mihin käytämme kerättyjä tietoja?
Käytämme antamiasi tietoja vain siihen tarkoituksen, joka on ilmoitettu niitä pyydettäessä. Käyttäjätunnusta ja siihen liittyvää salaisuutta käytämme kayttäjiemme tunnistamiseen. IP-osoitetta käytämme tilastoinnin lisäksi menetelmänä tunnistaa sijaintisi karkealla tasolla.
Mahdollisten haittaohjelmien tunnistamiseen sekä saapuvien viestien luokittelemiseen roskapostiksi tai muulla tavalla käytämme viestien välitystietoja, viestien sisältöä sekä tietoa siitä, mihin osoitteisiin olet itse lähettänyt sähköpostiviestejä.
Karkeita sijaintitietoja käytetetään sinulle kuukausittain lähetettävään yhteenvetoon, jonka tarkoituksena auttaa sinua havaitsemaan käyttäjätunnuksesi ja salasanasi joutuminen vääriin käsiin.
Tallennamme lokiin palvelun teknisestä toteutuksesta syntyvien tietojen lisäksi kaikki edellä mainitut tiedot. Lokia käytämme virhe- ja häriötilanteiden sekä mahdollisten väärinkäytösten ja tietuurvaloukkaustenn selvittelyyn. Lokitietoja käytetään myös tilastointiin, mutta yksittäisen käyttäjän tietoja voida niiden perusteella tunnistaa.
Kerätyttyjä tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen sinua palvelevien toimintojen totetuttamiseksi. Kaikkia sähköpostipalveluja koskevia tietoja ja lokeja säilytetään sähköisen viestinnän palveluja koskevan lain muikaisesti. Tunnistamiseen liittyviä tietoja, kuten käyttäjätunnusta ja sähköpostiosoitetta (ei kuitenkaan henkilökohtaista salaista tietoa), säilytämme vähintään kaksi, mutta korkeintaan viisi vuotta sen jälkeen, kun sinulla ei enää itselläsi ole tarvetta niille. Tämän säilytyksen tarkoituksena on ehkäistä samojen tunnistamistietojen käyttö toisen henkilön tunnistamiseen.
Miten tietojani säilytetään ja suojataan?
Säilytämme kaikkia tietoja Euroopan talousalueella (ETA), eikä niitä siirretä sen ulkopuolelle. Tavallisesti säilytämme kaikkia tietoja Suomessa Helsingin yliopiston tiloissa.
Käsittelemme kaikkia henkilötietojasi siten, että varmistammne niiden asianmukaisen turvallisuuden ja luottamuksellisuuden. Ehkäisemme luvattoman pääsyn henkilötietojesi käsittelyyn käytettyihin laitteistoihin ja suojaamme henkilötietosi vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelemiseltä.
Henkilötietojen käsittelyssä otamme huomioon 25.5.2018 alkaen noudatettavan Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Tietojen käsittelyssä ja käsittelyn suunnittelussa noudatamme hyväksyttyjä käytännesääntöjä. Jos varotoimista huolimatta tapahtuu tietoturvaloukkauksia, niin ilmoitamme niistä määräysten mukaisesti valvontaviranomaisille ja niille, joiden tietoja luokkaus koskee tai voi koskea.
Luovutamme tietoja viranomaisille vain lain niin velvoittaessa ja vain viranomaisten julkisten tehtävien suorittamiseksi.
Kuinka saan tietooni itsestäni tallennetut tiedot?
Voit pyytää järjestelmiin tallennetut tiedot itsellesi ottamalla yhteyttä sähköpostiosoitteeseen tietosuoja@cs.helsinki.fi. Muut yhteydenottotavat löydät alempaa kohdasta "Mihin voin otta yhteyttä".
Voinko vaatia tietojeni korjaamista?
Mikäli tallentamissassamme sinua koskevissa tiedoissa on mielestäsi virheitä, voit vaatia virheiden korjaamista. Voit myös vaatia tietojesi poistamista tai vastustaa niiden käsitettelyä. Voit käyttää yhteydenotossa samoja yhteysosoitteita kuin tietopyynnössäkin. Tietopyyntösi tai vaatimuksesi voi olla vapaamuotoinen, mutta voit käyttää myös Tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilta https://tietosuoja.fi löytyviä lomakkeita.
Entä jos en ole tyytyväinen henkilötietojeni käsittelyyn?
Jos et ole tyytyväinen siihen, että tietojenkäsittelytieteen osasto käsittelee tietojasi, vaikka olisitkin aikaisemmin antanut siihen suostumuksen, niin sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Ota tällöin yhteyttä alempaa kohdasta "Mihin voin ottaa yhteyttä" löytyvään osoitteeseen.
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetulle (https://tietosuoja.fi).
Käyttääkö tietojenkäsittelytieteen osasto evästeitä?
Käytämme evästeitä ("cookies") ja muita vastaavia tekniikoita, kuten selaimen paikallista varastoa ("local storage"). Evästeet ovat päätelaitteen selaimen ja palvelimen välisiä pieniä tekstitiedostoja.
Evästeet antavat meille mahdollisuuden erottaa sinut muiden käyttäjien joukosta ja auttavat meitä tarjoamaan sinulle paremmin toimivan verkkosivuston. Voit halutessasi poistaa evästeet ja paikallisen varaston sisällön selaimesi asetuksista.
Voiko tämä tietosuojaseloste muuttua?
Toimintamme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa saatamme tehdä muutoksia tai täydennyksiä tähän tietosuojaselosteeseen. Voimassa olevan tietosuojaselosteen löydät aina tältä sivulta.
Olemme päivittäneet tämän tietosuojaselosteen asiasisältöä viimeksi 9.5.2018.
Mihin voin ottaa yhteyttä?
Helsingin yliopisto
Tietojenkäsittelytieteen osasto
PL 68 (Pietari Kalmin katu 5)
00014 HELSINGIN YLIOPISTO
Tietojenkäsittelytieteen osaston IT-päällikkö (tällä hetkellä Petri Kutvonen)
Puhelin: 02941 911 (vaihde)
Sähköposti: tietosuoja@cs.helsinki.fi
